Data Deletion

Provider: Sfera Studio PLT

Company No.: 202504003269 (LLP0044789-LGN)

Contact: hello@sfera.studio | Baca dalam Bahasa Malaysia

This page explains how to ask us to delete personal data, and what happens after you do. It applies to Wharm (https://wharm.chat) and to the WhatsApp conversations Wharm handles on behalf of the businesses that use it.

1. Find your situation

Who to ask depends on whose data it is. There are three cases.

You messaged a business on WhatsApp

The business you messaged is the data controller for that conversation. Wharm processes it on their instruction, so they decide what is deleted.

Ask that business directly, or email us at hello@sfera.studio and we will forward your request to them and help them act on it. Tell us the business name and the phone number you messaged from.

You have a Wharm account

Email hello@sfera.studio from the address on the account, or ask through your workspace administrator. Deleting a workspace removes its contacts, conversations, knowledge base and settings.

You connected a WhatsApp Business Account through Facebook

If you linked your WhatsApp Business Account to Wharm using Facebook Login, you can revoke that connection at any time:

  1. In Wharm, open Settings → WhatsApp and disconnect the account; or
  2. In Facebook, open Settings & Privacy → Settings → Business Integrations, find Wharm and remove it.

Either action revokes our access token. We then delete the token and the account metadata we obtained through it. To also delete the conversations already stored, email us — disconnecting alone does not remove them, because your business may still need those records.

2. What we delete

On a confirmed request we delete, across our live systems:

  • contact records, including phone number, name and any profile details
  • message content, media references and delivery metadata
  • AI-derived data about you — summaries, analyses, lead scores and the vector embeddings generated from your messages
  • access tokens and account metadata obtained through Facebook Login

Encrypted backups are rotated on a fixed cycle. Data already written to a backup is removed when that backup expires rather than being extracted from it.

3. What we may keep

We may retain a limited amount of data where the law requires it:

  • billing and accounting records, for the period required by Malaysian tax law
  • records needed to establish, exercise or defend a legal claim
  • a minimal suppression record — enough to honour your request and not re-add you

We will tell you if any of these apply to your request.

4. How long it takes

We acknowledge requests within 21 days and complete them within 30 days of verifying your identity. If a request is complex and needs longer, we will tell you why and give you a date. We may ask you to confirm your identity first, so that nobody else can delete your data.

5. Related

Penghapusan Data

Halaman ini menerangkan cara memohon penghapusan data peribadi anda, dan apa yang berlaku selepas itu. Ia terpakai kepada Wharm (https://wharm.chat) dan perbualan WhatsApp yang dikendalikan oleh Wharm bagi pihak perniagaan yang menggunakannya.

1. Kenal pasti keadaan anda

Pihak yang perlu dihubungi bergantung pada data siapa yang terlibat. Terdapat tiga keadaan.

Anda menghantar mesej kepada sesebuah perniagaan di WhatsApp

Perniagaan yang anda hubungi ialah pengawal data bagi perbualan tersebut. Wharm memprosesnya atas arahan mereka, jadi merekalah yang menentukan apa yang dihapuskan.

Hubungi perniagaan tersebut secara terus, atau e-mel kami di hello@sfera.studio dan kami akan menyalurkan permohonan anda kepada mereka serta membantu mereka melaksanakannya. Sila nyatakan nama perniagaan dan nombor telefon yang anda gunakan.

Anda mempunyai akaun Wharm

E-mel hello@sfera.studio daripada alamat e-mel akaun tersebut, atau hubungi pentadbir ruang kerja anda. Penghapusan ruang kerja akan membuang kenalan, perbualan, pangkalan pengetahuan dan tetapannya.

Anda menyambungkan Akaun WhatsApp Business melalui Facebook

Jika anda memautkan Akaun WhatsApp Business anda kepada Wharm menggunakan Log Masuk Facebook, anda boleh menarik balik sambungan itu pada bila-bila masa:

  1. Dalam Wharm, buka Tetapan → WhatsApp dan putuskan sambungan akaun; atau
  2. Dalam Facebook, buka Tetapan & Privasi → Tetapan → Integrasi Perniagaan, cari Wharm dan buang.

Kedua-dua tindakan ini membatalkan token akses kami. Kami kemudiannya menghapuskan token dan metadata akaun yang diperoleh melaluinya. Untuk turut menghapuskan perbualan yang telah disimpan, sila e-mel kami — memutuskan sambungan sahaja tidak membuangnya, kerana perniagaan anda mungkin masih memerlukan rekod tersebut.

2. Apa yang kami hapuskan

Setelah permohonan disahkan, kami menghapuskan yang berikut daripada sistem aktif kami:

  • rekod kenalan, termasuk nombor telefon, nama dan sebarang butiran profil
  • kandungan mesej, rujukan media dan metadata penghantaran
  • data yang dijana AI tentang anda — ringkasan, analisis, skor prospek dan pembenaman vektor yang dihasilkan daripada mesej anda
  • token akses dan metadata akaun yang diperoleh melalui Log Masuk Facebook

Sandaran tersulit dikitar mengikut jadual tetap. Data yang telah ditulis ke dalam sandaran akan dibuang apabila sandaran itu tamat tempoh, dan tidak dikeluarkan secara berasingan.

3. Apa yang mungkin kami simpan

Kami mungkin menyimpan sebahagian kecil data apabila dikehendaki oleh undang-undang:

  • rekod pengebilan dan perakaunan, bagi tempoh yang dikehendaki oleh undang-undang cukai Malaysia
  • rekod yang diperlukan untuk membuat, melaksanakan atau mempertahankan tuntutan undang-undang
  • rekod sekatan minimum — secukupnya untuk mematuhi permohonan anda dan mengelak anda ditambah semula

Kami akan memaklumkan anda sekiranya mana-mana perkara di atas terpakai.

4. Tempoh masa

Kami mengakui penerimaan permohonan dalam tempoh 21 hari dan menyelesaikannya dalam tempoh 30 hari selepas pengesahan identiti anda. Sekiranya sesuatu permohonan rumit dan memerlukan masa tambahan, kami akan menyatakan sebabnya dan memberikan tarikh. Kami mungkin meminta anda mengesahkan identiti terlebih dahulu, supaya tiada pihak lain boleh menghapuskan data anda.

5. Dokumen berkaitan

Contact / Hubungi

Sfera Studio PLT

Company No.: 202504003269 (LLP0044789-LGN)

Email: hello@sfera.studio

Lot 56 2nd Floor, Block G, Lorong 333-7, Plaza 333, Jalan Penampang Bypass, 88300 Kota Kinabalu, Sabah, Malaysia.